Freelancer: Selbstständig auf Projektbasis

Selbstständig auf Projektbasis Tätige, oft in einem Katalogberuf.

Als Freelancer bezeichnet man Personen, die selbstständig und meist projektbasiert für wechselnde Auftraggeber arbeiten, ohne dabei fest angestellt zu sein: etwa in IT, Design, Beratung oder Text.

Steuerlich relevant ist die Unterscheidung zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem: Wer einen sogenannten Katalogberuf ausübt (§18 EStG, z. B. Ärzte, Anwälte, viele IT- und Kreativberufe), gilt als freiberuflich und ist von der Gewerbeanmeldung sowie der Gewerbesteuer befreit.

Wer keinem Katalogberuf zuzuordnen ist, muss ein Gewerbe anmelden: die Tätigkeit bleibt trotzdem "freiberuflich" im umgangssprachlichen Sinn, ist steuerlich aber ein Gewerbebetrieb.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Ein rechtlich eigenständiges Thema, das viele Freelancer betrifft, ist die Scheinselbstständigkeit: Wer faktisch wie ein Angestellter in einen Betrieb eingegliedert ist, etwa mit festen Arbeitszeiten, einem einzigen Auftraggeber und weisungsgebundener Tätigkeit, riskiert, dass die Deutsche Rentenversicherung die Selbstständigkeit im Rahmen einer Statusfeststellung aberkennt. Die Folgen können erhebliche Nachzahlungen bei Sozialversicherungsbeiträgen für Auftraggeber und Freelancer bedeuten.

In der Praxis kombinieren viele Freelancer mehrere Auftraggeber gleichzeitig, um sowohl das wirtschaftliche Risiko einzelner Kunden zu streuen als auch die Gefahr einer Scheinselbstständigkeit zu verringern. Eine klare vertragliche Gestaltung mit definiertem Werk oder Leistungsumfang statt reiner Zeitabrechnung unterstützt zusätzlich die Abgrenzung zu einem klassischen Angestelltenverhältnis.

Vorsorge und Preiskalkulation

Auch die eigene Altersvorsorge und Krankenversicherung müssen Freelancer im Unterschied zu Angestellten selbst organisieren, da diesen Anteil sonst automatisch der Arbeitgeber übernimmt. Manche Katalogberufe sind über eine berufsständische Versorgung pflichtversichert, andere Freelancer versichern sich freiwillig gesetzlich oder privat, eine Entscheidung, die sich später nur mit Einschränkungen rückgängig machen lässt.

Auch die Preisgestaltung unterscheidet sich für Freelancer deutlich von der eines Angestelltenverhältnisses: Statt eines festen Gehalts muss der eigene Tages- oder Stundensatz sämtliche Kosten decken, die sonst zusätzlich der Arbeitgeber trägt, etwa Sozialversicherungsanteile, Urlaubs- und Krankheitstage sowie unproduktive Zeit für Akquise und Verwaltung. Wer den eigenen Satz allein am vergleichbaren Angestelltengehalt ausrichtet, kalkuliert deshalb meist deutlich zu niedrig.

Bei der Rechnungsstellung müssen Freelancer je nach steuerlicher Einstufung unterschiedliche Pflichtangaben beachten, etwa den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder den korrekten Ausweis der Umsatzsteuer. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können beim Auftraggeber zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen und verzögern in der Praxis nicht selten auch die eigene Zahlung.

Rechtlich unterscheidet sich ein Werkvertrag von einem Dienstvertrag in einem für Freelancer wichtigen Punkt: Beim Werkvertrag schuldet der Freelancer ein konkretes Ergebnis, etwa eine fertige Software oder ein abgeschlossenes Design, beim Dienstvertrag dagegen lediglich die Erbringung der Leistung selbst, unabhängig vom konkreten Erfolg. Ein klar als Werkvertrag gestalteter Auftrag mit definiertem Liefergegenstand unterstützt zusätzlich die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit, da er die inhaltliche Eigenständigkeit der Tätigkeit unterstreicht.

Viele laufende Kosten lassen sich als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, etwa Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungen oder ein anteiliges Arbeitszimmer. Eine saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben erleichtert nicht nur die eigene Buchführung, sondern reduziert auch das Risiko von Rückfragen bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt, da Belege für jede Position nachvollziehbar vorliegen sollten.

Auch die Wahl des Arbeitsorts hat sich für viele Freelancer verändert: Statt eines festen Büros nutzen zunehmend mehr Freelancer Coworking-Spaces oder arbeiten ortsunabhängig, teils sogar dauerhaft im Ausland. Wer als deutscher Freelancer im Ausland arbeitet, sollte die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Situation frühzeitig klären, da sich die Zuständigkeit je nach Aufenthaltsdauer und Wohnsitz verschieben kann.

Freelancer-Plattformen und -Netzwerke haben die Auftragsakquise in vielen Branchen zusätzlich verändert: Sie erleichtern den Erstkontakt zu neuen Auftraggebern, verlangen dafür aber meist eine Vermittlungsgebühr und schaffen eine gewisse Abhängigkeit von der jeweiligen Plattform. Eine gesunde Mischung aus Plattformaufträgen und direkt akquirierten Kunden verringert dieses Abhängigkeitsrisiko und erhält gleichzeitig bessere Verhandlungsspielräume bei Preisen und Konditionen.

Auch die Frage der Umsatzsteuer-Voranmeldung betrifft Freelancer je nach gewählter Besteuerungsart unterschiedlich: Wer nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss regelmäßig, meist monatlich oder vierteljährlich, die vereinnahmte Umsatzsteuer ans Finanzamt melden und abführen. Diese laufende Verpflichtung sollte bei der eigenen Liquiditätsplanung berücksichtigt werden, da die eingenommene Umsatzsteuer wirtschaftlich nie wirklich zum eigenen Einkommen zählt, auch wenn sie zunächst auf dem eigenen Konto eingeht.

Langfristig lohnt es sich für viele Freelancer, regelmäßig zu prüfen, ob die eigene Preisgestaltung noch zur tatsächlichen Auslastung und den gestiegenen Lebenshaltungskosten passt. Wer den eigenen Satz über Jahre nicht anpasst, verliert real an Einkommen, selbst wenn die Auftragslage gleich bleibt, da laufende Kosten und persönliche Ansprüche an die Altersvorsorge in der Regel eher steigen als sinken.

Häufige Fragen zu Freelancer

5 Fragen

Was ist Scheinselbstständigkeit und wie vermeidet man sie?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn ein Freelancer faktisch wie ein Angestellter arbeitet, etwa weisungsgebunden, in feste Arbeitszeiten eingebunden und dauerhaft nur für einen einzigen Auftraggeber. Mehrere Auftraggeber, eigenständige Arbeitszeitgestaltung und klar definierte Werkverträge helfen, das Risiko zu verringern.

Braucht ein Freelancer eine eigene Website oder ein Impressum?

Wer geschäftsmäßig, also dauerhaft und mit Gewinnerzielungsabsicht, eine eigene Website betreibt, ist in Deutschland zu einem Impressum verpflichtet. Für die reine Auftragsabwicklung über Plattformen ist eine eigene Website dagegen nicht zwingend erforderlich.

Wie unterscheidet sich ein Freelancer von einem klassischen Kleinunternehmer?

Der Begriff Freelancer beschreibt die Art der Tätigkeit (projektbasiert, oft für mehrere Auftraggeber), während Kleinunternehmer eine steuerliche Einstufung nach §19 UStG ist, die unabhängig von der Tätigkeitsart an eine Umsatzgrenze gekoppelt ist. Ein Freelancer kann, muss aber nicht zugleich Kleinunternehmer sein.

Können Freelancer eine Kapitalgesellschaft gründen?

Ja, grundsätzlich kann jede selbstständige Tätigkeit auch über eine UG oder GmbH ausgeübt werden. In der Praxis lohnt sich das meist erst ab einem gewissen Einkommens- oder Haftungsrisiko, da der administrative Aufwand einer Kapitalgesellschaft deutlich höher ist als bei einer einfachen freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit.

Wie sichern sich Freelancer gegen Auftragsschwankungen ab?

Üblich sind eine breite Kundenbasis statt Abhängigkeit von wenigen Großkunden, finanzielle Rücklagen für auftragsarme Monate sowie eine realistische Kalkulation, die Akquisezeit und Ausfalltage von vornherein mit einplant, statt jeden Tag als voll abrechenbar anzunehmen.